Privacy Notice

 

You can read our privacy notice in English or in Dutch. Please choose the language you prefer.

Je kunt onze privacyverklaring in het Engels of in het Nederlands lezen. Kies welke taal jouw voorkeur heeft.


In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe British American Tobacco International (Holdings) B.V. ("wij", "ons", "onze" of “BAT”) uw persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke afhankelijk van uw relatie met BAT.

Wij zetten ons altijd in voor het beschermen en respecteren van uw privacy en het verwerken van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de desbetreffende wetgeving inzake gegevensbescherming, d.w.z. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de "AVG") en de nationale wetgeving.

Mocht u vragen of opmerkingen hebben over de verwerking door BAT van uw persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

1. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verantwoordelijke entiteit in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens is:

British American Tobacco International (Holdings) B.V.
Handelsweg 53A
1181 ZA Amstelveen
KvK-nummer 33268088
E-mail: gdpr_emails@bat.com
Tel: +31 (0) 20 540 6911

2. BESCHRIJVING VAN DE VERWERKING

In onderstaande tabellen vindt u informatie over de wijze waarop BAT uw persoonsgegevens verwerkt afhankelijk van uw relatie met BAT en de doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. 

In de tabellen vindt u informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, waaronder informatie over onze doeleinden voor verwerking, de categorieën van persoonsgegevens over u die wij verwerken, de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, de rechtsgrond waarop onze verwerking van uw persoonsgegevens berust, informatie over de partijen met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen en informatie over de bewaartermijn die wij hanteren voor uw persoonsgegevens.

U kunt kiezen tussen informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken als:

  • u met ons en onze klantenservice communiceert;
  • u een klant, leverancier of een andere externe vertegenwoordiger bent.

Kies de tabel die voor u van toepassing is.

Als u met ons en onze klantenservice communiceert

BAT verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de communicatie en interactie met u alsmede om u klantenservice te kunnen bieden en alle vragen, verzoeken om informatie e.d. die u mocht hebben over onze producten, diensten en BAT in het algemeen, bijvoorbeeld als onderneming of als werkgever in het kader van werving, te kunnen afhandelen, alsmede ten behoeve van de verbetering van onze onderneming en de kwaliteit van onze diensten en producten in dit verband. Wij communiceren met en bieden klantenservice aan zowel consumenten als klanten, en wij communiceren met u via e-mail, telefonisch, door middel van websitecommunicatie, bijvoorbeeld met contactformulieren en chats, en via chats en platforms op social media, zoals Instagram/Facebook als u ons volgt of interactie met ons hebt op social media, afhankelijk van de manier waarop u kiest om contact met ons op te nemen

Categorieën van persoonsgegevens en bronnen

Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens over u verwerken:

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, informatie over uw social media-account en alle informatie die u ons verstrekt bij uw vraag als u contact opneemt, zoals de vragen die u mocht hebben en de informatie in dat verband, alsmede eventuele verdere informatie die wij nodig hebben om uw vraag af te handelen.

In sommige gevallen verzamelen wij informatie om te controleren of u ouder bent dan 18 jaar, gewoonlijk een identiteitsbewijs, zoals een bankpas met die informatie, bijvoorbeeld als wij u een nieuw product moeten sturen.

Informatie met betrekking tot claims, klachten of andere vragen die u mocht hebben over onze producten, zoals uw ervaring met onze producten, bijwerkingen, e.d. Die informatie kan soms gevoelige informatie betreffen als u ervoor kiest om die te verstrekken.

Als u onze klantenservice belt, kunnen wij ons gesprek opnemen voor interne trainingsdoeleinden als u daarvoor toestemming geeft. 

Als u met ons en onze klantenservice communiceert in het kader van werving, bijvoorbeeld om meer te weten te komen over het reilen en zeilen bij BAT, het wervingsproces e.d., zullen wij ook de informatie over u die u ons verstrekt, d.w.z. uw contactgegevens, uw vraag, onze correspondentie en alle bijlagen, zoals een sollicitatiebrief, CV e.d., verwerken. Wij zullen u echter altijd naar ons officiële wervingskanaal doorleiden (careers.bat.com) voor sollicitaties of onze afdeling HR, en vervolgens alle materialen die u ons hebt toegestuurd verwijderen.

Als u met ons en/of onze klantenservice communiceert als niet-consument verwijzen wij u ook naar de informatie onder "Als u een klant, leverancier, zakenpartner of andere externe vertegenwoordiger bent".

Bronnen:

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks bij u als u contact met ons opneemt.

Rechtsgrond voor de verwerking
  • Artikel 6 lid 1 onder a) (toestemming) voor opnamen
  • Artikel 6 lid 1 onder b) (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst)
  • Artikel 6 lid 1 onder c) (noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen), daaronder begrepen
    • regelgeving die voor ons geldt in het kader van de afhandeling van claims of klachten die u mocht hebben over onze producten, met inbegrip van regelgeving waarin onze verplichtingen jegens u worden geregeld
  • Artikel 6 lid 1 onder f) (noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen bij de exploitatie en ontwikkeling van onze onderneming, bijvoorbeeld
    • om u klantenservice te bieden
    • om onze producten, onze onderneming en onze klantenservice te optimaliseren en te verbeteren
    • om claims en klachten af te handelen
    • om onze onderneming te positioneren als werkgever, de juiste kandidaten te vinden, en u te helpen met alle vragen die u mocht hebben over het reilen en zeilen bij BAT en het wervingsproces)
  • Artikel 9 lid 2 onder f) (noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen) voor gevoelige gegevens die worden verwerkt ten behoeve van de afhandeling van claims, klachten en andere vragen, zoals informatie over bijwerkingen en uw ervaring met onze producten.
Ontvangers

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

  • Zakenpartners en derden, daaronder begrepen leveranciers en handelaren, met wie wij samenwerken ter ondersteuning van onze onderneming (zoals leveranciers, callcenters, dienstverleners, technische en IT- en digitale ondersteuning).
  • Social media als wij met u communiceren via die kanalen
  • Openbare autoriteiten, op verzoek en/of waar nodig
  • Groepsentiteiten
  • (Potentiële) kopers, verkopers en adviseurs in geval van een koop of verkoop
Bewaartermijn voor gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens voor zo lang als wij die nodig hebben om een oplossing voor uw vraag te vinden, d.w.z. om antwoord te geven op uw vragen en/of uw klachten en claims af te handelen. Als regel is de bewaartermijn maximaal 6 maanden na de laatste communicatie of na afsluiting van de zaak waarop uw vraag betrekking heeft.

Als uw vraag een mogelijk geschil betreft of daartoe kan leiden, kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren. Vervolgens is de bewaartermijn afhankelijk van de omstandigheden rond uw vraag, zoals het onderwerp van uw vraag, of er sprake is van schade e.d., en zullen wij de persoonsgegevens uitsluitend bewaren om de zaak te kunnen documenteren en een mogelijk geschil (in rechte) als gevolg van of met betrekking tot uw vraag af te handelen, en dan uitsluitend gedurende de periode waarin wij te maken kunnen krijgen met een geschil e.d., in overeenstemming met de regelgeving omtrent verjaring.

Alle opnamen van gesprekken waarbij u betrokken bent op basis van uw toestemming worden na 30 dagen gewist.

Als wij om uw identiteitsbewijs hebben gevraagd om uw leeftijd te controleren, wordt dat identiteitsbewijs binnen 30 dagen verwijderd.

Als u een klant, leverancier, zakenpartner of andere externe vertegenwoordiger bent

BAT verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van bedrijfsactiviteiten als u uw werkgever vertegenwoordigt of een relatie hebt met een derde als uw werkgever of die derde een (potentiële) klant, leverancier of andere externe partij van BAT is, bijvoorbeeld als u communiceert met BAT in het kader van uw werkzaamheden voor een van de (potentiële) zakenpartners van BAT of andere partijen waarmee BAT communiceert en samenwerkt.

Die communicatie en samenwerking kan bijvoorbeeld plaatsvinden in het kader van de marketing voor onze producten, verkoop en distributie van de producten van BAT, relatie- en klantbeheer, KYC-doeleinden, contact met openbare autoriteiten, overheidsfunctionarissen, politici, investeerderscommunities, contact met journalisten, media, stakeholders, aandeelhouders, deelname aan evenementen, prijsvragen en andere marketingactiviteiten, als wij externe leveranciers en bureaus inschakelen ter ondersteuning van onze onderneming, bijvoorbeeld voor IT- en digitale ondersteuning, chauffeurs en vervoerders, samenwerking met organisaties, wederverkopers, externe adviseurs, BAT-ambassadeurs, schoonmaakbedrijven, levensmiddelenleveranciers, terreinbewakers, gebruik van verbindingsdiensten zoals BAT connect en Vype connect e.d.

Categorieën van persoonsgegevens en bronnen

Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens over u verwerken:

Gewone persoonsgegevens:

Naam, functie, werkgever, inloggegevens, handtekening en contactgegevens, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer, alsmede overige informatie die u verkiest om aan ons te verstrekken. Als u een chauffeur/vervoerder bent, verwerken wij informatie over uw naam en uw kenteken en registratienummer. Ook kunnen wij een kopie van uw paspoort of ander identiteitsbewijs verwerken voor KYC-doeleinden (Ken Uw Klant).

Informatie over uw gebruik van onze connect-website (Vype/BAT connect), bijvoorbeeld of u hebt deelgenomen aan een prijsvraag en een prijs bij uw wederverkoper hebt gewonnen. Ook kunnen wij uw adres verwerken, als wij u cadeaubonnen sturen, alsmede inloggegevens voor de site.

Informatie over en met betrekking tot de taak/functie/zaak e.d. waarop onze relatie betrekking heeft, daaronder begrepen alle communicatie en verwerking van persoonsgegevens in dat verband, zoals communicatie over onze (potentiële) samenwerking, onze producten en de verkoop en distributie van onze producten, bestellingen en retouren, onderhandelingen, potentiële geschillen en klachten, algemene bedrijfsaangelegenheden, markt-, product- en verkoopanalyse, strategisch, economisch en begrotingsbeheer, evaluaties en prestaties, facturerings- en boekhoudkundige aangelegenheden, crisisbeheer, project en planning, externe aangelegenheden en audits, branding en marketing, politiek, bedrijfsstrategie, ondernemingsplannen, beheer van relaties en (potentiële) klanten, segmentatie en service, beheer van IT-systemen en -ondersteuning e.d.

Informatie over uw deelname aan door ons georganiseerde evenementen of andere evenementen waarvoor wij u uitnodigen om daaraan samen met ons deel te nemen, zoals festivals.

Als u onze locaties bezoekt of daar werkzaamheden verricht, verwerken wij ook informatie over u door middel van ons gebruik van camerabewaking, kentekenregistratie en/of registratie van het gebruik van toegangspassen.

Bronnen:

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks bij u of bij de partij waarvoor u werkt of waarmee u een relatie hebt: de klant of leverancier van BAT of een andere derde waarmee wij samenwerken of een relatie hebben.

Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Artikel 6 lid 1 onder b) (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst)
  • Artikel 6 lid 1 onder c) (noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen om KYC-controles van onze klanten uit te voeren)
  • Artikel 6 lid 1 onder f) (noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van BAT bij de onderneming exploitatie en ontwikkeling), bijvoorbeeld:
    • communicatie en samenwerking met onze klanten, leveranciers en andere derden en zakenpartners met wie wij samenwerken of een relatie hebben;
    • productie van producten;
    • verkoop en distributie van producten;
    • marketing van onze producten en onze onderneming;
    • klantbeheer en -ontwikkeling;
    • beveiligingsmaatregelen, zoals het gebruik van bewaking en toegangspassen;
    • alsmede overige ondernemingsgerelateerde aangelegenheden.
Ontvangers

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

  • Zakenpartners en derden, daaronder begrepen leveranciers en handelaren, met wie wij samenwerken ter ondersteuning van onze onderneming (zoals leveranciers, magazijnen, vervoerders, andere dienstverleners, technische en IT-, juridische en digitale ondersteuning)
  • Social media, afhankelijk van de aard van onze overeenkomst en de feitelijke omstandigheden, bijvoorbeeld als u een ambassadeur van BAT bent of als u deelneemt aan een door BAT georganiseerd evenement
  • Groepsentiteiten
  • Openbare autoriteiten op verzoek
  • De derde waarmee u werkt of een relatie hebt; de klant, leverancier of andere derden en zakenpartners van BAT
  • (Potentiële) kopers, verkopers en adviseurs in geval van een koop of verkoop
  • Festivals en andere partijen die evenementen organiseren waaraan wij deelnemen met onze klanten, alsmede evenementenbureaus die ons assisteren bij de planning daarvan
Bewaartermijn voor gegevens

Wij bewaren de voor deze doeleinden verwerkte persoonsgegevens als volgt:

Als regel bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende een periode van maximaal vijf jaar vanaf het einde van het jaar waarin de laatste aankoop of levering heeft plaatsgevonden, of vanaf het einde van onze relatie/samenwerking of de relatie/samenwerking met de partij die u vertegenwoordigt of waarmee u een relatie hebt.

Wij kunnen de persoonsgegevens echter langer opslaan als wij dat noodzakelijk achten in een specifiek geval, bijvoorbeeld voor het instellen van rechtsvorderingen of om BAT in staat te stellen de relatie en/of bepaalde omstandigheden met betrekking tot de klant, leverancier of andere derde te documenteren.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook eerder verwijderen, bijvoorbeeld als u op de bewakingscamera verschijnt of als u hebt deelgenomen aan een evenement, een prijsvraag of andere marketingactiviteiten.

Voor sommige vragen gelden de bewaartermijnen zoals vermeld onder het kopje "Als u met ons of onze klantenservice communiceert" - voor meer informatie wordt u verwezen naar het desbetreffende doel.

3. DOORGIFTEN NAAR LANDEN BUITEN DE EU/EER

In sommige gevallen geven wij persoonsgegevens door naar landen buiten de EU/EER.

Die doorgiften vinden plaats op basis van de volgende rechtsgrond:

a) De Commissie van de Europese Unie heeft voor het desbetreffende land besloten dat het een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens waarborgt, d.w.z. dat het land een "veilig/adequaat derde land" is

b) De Commissie van de Europese Unie heeft voor het desbetreffende land niet besloten dat het een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens waarborgt. Wij bieden passende waarborgen voor de doorgifte:

  • door middel van het gebruik van "Modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen", zoals gepubliceerd door de Commissie van de Europese Unie, of een andere door de bevoegde autoriteiten goedgekeurde contractuele overeenkomst. Een kopie van de contractbepalingen/overeenkomst is verkrijgbaar door contact met ons op te nemen via gdpr_emails@bat.com.

c) Bij gebreke van een besluit dat het land veilig/adequaat is en passende waarborgen zoals hiervoor bedoeld, kan de doorgifte in sommige, zij het beperkte, gevallen plaatsvinden indien i) u uw toestemming hebt gegeven voor de doorgifte, ii) de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u als betrokkene en BAT als verwerkingsverantwoordelijke of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, of iii) de doorgifte is noodzakelijk voor de sluiting of uitvoering van een overeenkomst die wordt aangegaan in het belang van u als betrokkene tussen BAT als verwerkingsverantwoordelijke en een andere derde.

4. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

5. NOODZAKELIJKE GEGEVENS

Het is mogelijk dat het voor ons noodzakelijk is om bepaalde gegevens over u die wij verwerken te verzamelen om u de door u gevraagde dienst te kunnen verlenen. Zo is het voor ons noodzakelijk, als u onze producten koopt of ontvangt, om bepaalde gegevens over u te verzamelen om u de producten te kunnen verkopen, en is het voor u noodzakelijk om ons bepaalde gegevens te verstrekken in verband met klantenservice. Het enige gevolg van het niet verstrekken van noodzakelijke gegevens is echter dat wij u de gevraagde dienst niet kunnen verlenen.

6. UW RECHTEN

U hebt de volgende rechten:

  • U hebt het recht om:
    • inzage te vragen in uw persoonsgegevens (artikel 15 AVG)
    • rectificatie te vragen van uw persoonsgegevens (artikel 16 AVG)
    • wissing te vragen van uw persoonsgegevens (artikel 17 AVG)
    • de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken (artikel 18 AVG)
    • uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen (overdraagbaarheid van gegevens) (artikel 20 AVG)

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Intrekking van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u die introk. U kunt uw toestemming intrekken door contact met ons op te nemen via gdpr_emails@bat.com of telefonisch: 020 540 6911. Als u uw toestemming hebt gegeven in verband met cookies en u uw toestemming wenst in te trekken, verwijzen wij u ook naar ons cookieoverzicht en -beleid.

Voorts hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, als volgt.

  • Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op artikel 6 lid 1 onder e) of artikel 6 lid 1 onder f), wordt u verwezen naar de hiervoor genoemde rechtsgrond, hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken, op gronden die betrekking hebben op uw specifieke situatie, tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Voor zover uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct-marketingdoeleinden, hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens over u ten behoeve van die marketing.

U kunt stappen nemen om uw rechten uit te oefenen door contact met ons op te nemen via gdpr_emails@bat.com of telefonisch: 020 540 6911.

Voor deze rechten kunnen voorwaarden of beperkingen gelden. Het is dan ook niet zeker dat u in uw specifieke geval bijvoorbeeld het recht van overdraagbaarheid van gegevens hebt. Dit hangt af van de specifieke omstandigheden van de verwerkingsactiviteit.

U kunt ook altijd een klacht indienen bij de lokale autoriteit gegevensbescherming:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg, 2594 AV DEN HAAG
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 
Telefoon: 070-8888500.

Laatstelijk bijgewerkt: 29 december 2020

max
large
medium
small
mobile